Kegiatan pengadaan lepas pantai dan maritim mengikuti proses yang berbeda dengan pengadaan di darat, karena lingkungannya, yang menghadapi tantangan operasional yang berbeda.

Elemen kedua yang perlu dipertimbangkan adalah tentu saja anjungan lepas pantai dan kapal bergerak ke seluruh dunia, karena sifat kegiatan mereka, sehingga pemanfaatan kapal pasokan diperlukan untuk mendukung operasi harian dan memastikan pengiriman barang, suku cadang, peralatan, makanan, dan persediaan lainnya di kapal.

Kapal dapat melakukan panggilan pelabuhan dari waktu ke waktu untuk mengganti kru, mengisi makanan kembali , pasokan air, MGO, atau suku cadang. Platform lepas pantai akan tetap pada posisi selama durasi penuh proyek dan harus didukung oleh kapal pasokan.

Jadi, apa praktik terbaik dan elemen utama yang perlu dipertimbangkan, untuk mengalirkan garis proses pembelian secara keseluruhan dan untuk mengoptimalkan kegiatan rantai pasokan dan kemudian menghindari masalah kritis seperti bukan pengiriman barang penting atau menghadapi waktu henti karena kurangnya persediaan, yang berdampak langsung pada pendapatan?

Bagaimana digitalisasi dapat membantu meningkatkan kegiatan pengadaan, dalam hal keterlambatan, biaya dan kinerja keseluruhan dari proses rantai pasokan untuk kapal yang beroperasi?

Pertama-tama, penting untuk memahami aktivitas pembelian operasional harian, yang mengharuskan awak kapal dan pembeli darat untuk berkomunikasi tentang kebutuhan kapal dan jadwal perubahan panggilan pelabuhan dan awak kapal.

Penting juga untuk disebutkan di sini bahwa tim rantai pasokan, harus terlibat akan sejumlah besar pemasok dan penyedia layanan dari semua benua, karena operasi biasanya terjadi di seluruh dunia. Akibatnya cukup standar untuk melihat organisasi pembelian harus berurusan dengan basis pemasok, termasuk hingga 15.000 atau 30000 pemasok.

Siapa saja yang menjadi tantangan utama di sini tentu saja, untuk menemukan layanan atau peralatan yang sama di berbagai lokasi, kemudian mengendalikan atau memoderasi variasi biayanya. Karena situasi politik dan ekonomi mungkin berbeda.

Jadi bagaimana untuk melanjutkan di sini:

• Dapat melihat situasi saat ini di sini, yang biasanya merupakan sekelompok pembeli yang sangat operasional, didukung oleh alat pembelian atau tidak, dengan ketentuan bahwa kru juga dapat memesan langsung
• Manajemen stok memungkin juga, disisihkan karena kurangnya alat pendukung atau sumber daya di kapal

Praktik terbaik dan peluang peningkatan berkelanjutan:

Bekerja untuk memperbaiki apa yang ada pada awalnya, dengan memperbaiki proses pengadaan yang ada dan sedang berjalan, oleh:

• Mengoordinasikan permintaan di atas kapal dengan aliran pesanan yang dikeluarkan di daratan
• Menjalankan aliran pesanan pembelian dan pengiriman dengan jadwal kapal
• Mengoptimalkan pengambilan, penyimpanan, dan pengiriman barang, dengan cara yang paling efektif
• Kontrol harga, kualitas, dan ketentuan pengiriman bila memungkinkan dengan memiliki metrik di sini

Proses ini tentu saja bekerja dengan baik bagi mereka yang hanya fokus pada tujuan operasional mereka, tetapi dalam kenyataannya situasi ekonomi telah menciptakan kebutuhan untuk memperkuat proses pengendalian biaya keseluruhan, karena margin bersih perusahaan sekarang di bawah tekanan.

Penting juga untuk menunjukkan bahwa situasi ekonomi kritis, berarti kemungkinan menghadapi pemasok yang menerima pesanan dan pembayaran tetapi tidak memiliki kemampuan untuk mengirim karena situasi ekonomi mereka

Situasi ini telah mendorong organisasi untuk lebih fokus pada definisi strategi sumber daya mereka dan menjadi lebih akurat dengan manajemen biaya mereka:

• dengan memulai negosiasi perjanjian komersial dengan pasokan utama.
  
• dengan mempekerjakan manajer sumber daya, untuk bertindak sebagai antarmuka utama dengan pasar pemasok
• dengan mempertimbangkan untuk bekerja melawan pengurangan anggaran operasional karena situasi ekonomi baru

Elemen biaya utama lainnya yaitu tentu saja adalah biaya logistik, yang termasuk elemen biaya impor dan transportasi. Proses ini perlu lebih terkontrol untuk mengoptimalkan variasi harga dan TCO.

• dengan mengkonsolidasikan pengiriman ke kapal
  
• dengan mengoordinasikan pengiriman dengan jadwal kapal
• dengan memilih alat transportasi termurah

Dan yang terakhir proses digitalisasi harus menangkap dan mengendalikan, dengan pemanfaatan solusi perencanaan sumber daya perusahaan, operasi perusahaan: 

• untuk mengelola beberapa saham dalam nilai dan kualitas
• untuk mengoordinasikan tindakan tim dengan kendala internal / eksternal
  
• untuk membakukan dan mengendalikan biaya kegiatan yang dijadwalkan

Namun proses digitalisasi harus diperluas ke proses manajemen peralatan, yang akan berdampak langsung pada elemen yang disebutkan di atas. Ini tentu saja di sini penyebaran sensor, solusi IoT, yang akan memungkinkan menyempurnakan manajemen peralatan dan kinerja keseluruhan perencanaan sumber daya perusahaan.

Apa yang sekarang terlewat dan bahkan bisa membuat organisasi Anda lebih menguntungkan?

tentu saja untuk mempertimbangkan bahwa dapat memahami dan mengantisipasi kendala pasar dan kemampuan pemasok akan memungkinkan:

• untuk menandatangani perjanjian yang sangat efektif
  
• untuk menjaga biaya agar tetap optimal
• untuk menentukan tujuan dan sasaran yang memungkinkan kedua belah pihak untuk maju.

Jika ditarik kesimpulannya: Menjadi sukses dengan transformasi bisnis seperti itu, perlu melibatkan sumber daya eksternal dengan keterampilan yang berbeda dan pengalaman yang cukup dalam penyebaran solusi yang paling efektif.

In order to conclude here: Being successful with such business transformation, requires to involve external ressources with different skills, and enough experience in the deployment of the most effective solutions.